архитектура и строительство

Как организовать эффективный документооборот?

Организация делопроизводства призвана решать задачи осуществления контроля над всей документацией компании в любой момент времени. В каждый момент жизни документа - начиная от его создания или принятия предприятием до сдачи в архив или отправки - у ряда должностных лиц должна быть возможность обращения к нему, его коррекции или изменения. При этом поиск документа по различным атрибутам должен занимать как можно меньше времени. Делопроизводство должно быть максимально эффективным. Управление предприятием не в последнюю очередь зависит от качества и скорости формирования документов, контроля их исполнения и организации хранения. Для этого процессы работы с документацией должны быть автоматизированными.
Электронный документооборот позволяет решить множество проблем на пути к созданию эффективной среды для функционирования и управления организацией. Внедрение СЭД, то есть систем электронного документооборота, позволяет при помощи информационно-коммуникационных технологий вести и формировать общую базу электронной документации. Хранение электронной информации - это и изображения, и аудио-видеоданные, тексты и web-файлы - очень удобно, так как не требует огромного помещения для архивов. Документооборот с электронными образцами документов значительно выигрывает во времени в сравнении с бумажными аналогами при пересылке документации, во времени поиска документа и каталогизации по определенным данным. Системы электронного документооборота на данный момент умеют группировать документы по любым критериям, объединять их в структуры, связанные одним контекстом, т.е. классифицировать, видеть связи между различными версиями одного и того же документа, а также шифровать секретные данные, обеспечивая их защиту от нежелательного доступа на любом участке маршрута документа.
Автоматизированное делопроизводство обеспечивает создание списка должностных лиц, наделяя их индивидуальными правами доступа к различным категориям документов, уникальных маршрутов для определенных документов при изменении обстоятельств, предоставление отчетности по контролю бизнес-процессов, создание электронной подписи для обеспечения конфиденциальности документов.
Сеть интранет - это миниатюрный Интернет в рамках виртуального пространства организации. Создается он при помощи технологий Интернета, с применением протокола ай-пи. Противопоставляют интранету экстранет. Последний доступен лицам вне организации - ее клиентам, поставщикам, а интранет открыт только лишь для сотрудников организации. Соединение с Интернетом также возможно, но должно проходить через сетевой шлюз с использованием брандмауэра, пользовательской аутентификацией и шифрованием данных.
Корпоративный портал - графическая оболочка, часть интранета, которая видна пользователю, сотруднику компании. С его помощью сотрудники будут иметь возможность не только мгновенного распространения данных внутри организации, но и редактирования, даже коллективного, какого-либо документа, что позволяет сократить время на обработку документации в разы по сравнению с ведением бумажного документооборота.


Простое решение сложной задачиСкачки напряжение в сети - явление не редкое. ...
Концентратор кислорода для домаКаждый нуждающийся человек может использовать концентратор кислорода для дома, без...
Газовое огнетушащее вещество Novec 1230Преимущества использования для тушения пожаров газового огнетушащего вещества Novec 1230....
Внесение изменений в учредительные документы: правила и особенностиУчредительными документами называют те документы, которые являются основанием для деятельности...
Стационарные перегородки или мобильные, пластиковые или алюминиевые?О том, что офис, обустроенный с помощью системы разделительных конструкций...
Как сэкономить на ремонте квартиры | 10 примеров бюджетных решений ссылка . https://fasovka-krep.ru/ . Купить https://dveri-stavropol.ru/ двери в Ставрополе